OneNote 深度教学:这 17 个功能你必须知道 | 领客专栏·電腦玩物

前一阵子,我受邀到一个以工厂生产为主的某企业内部演讲「OneNote」主题,分享如何运用这样的云端笔记,架构出和工作项目管理正相关的知识、资料管理流程。虽然大家都知道電腦玩物熟…

前一阵子,我受邀到一个以工厂生产为主的某企业内部演讲「OneNote」主题,分享如何运用这样的云端笔记,架构出和工作项目管理正相关的知识、资料管理流程。虽然大家都知道電腦玩物熟悉并且自己善用 Evernote,但就像我常说的:一法通、万法通,要跳跃到 OneNote 做实例分享也还是做得到的。

而且我故意去接下这个挑战,因为我认为目前市面上虽然笔记「工具」很多,但足以负担知识笔记管理、项目资料管理流程等重责大任的云端服务,看来看去,就只有 Evernote 与 OneNote 这两个是好选择。

于是,我也想趁着那次讲座的机会,给自己一个动力,去深入的研究一下目前 OneNote 的细节。

那次讲座很顺利的完成,也获得很多回响,大家对于「第二大脑的笔记术」可以带来的工作效率改变都很有兴趣,无论使用的工具是 Evernote 或 OneNote,其实道理不变。

我也决定不藏私,透过那次讲座所累积的我对 OneNote 的深入剖析,和一段更长时间的应用心得,今天这篇文章我就要来做一次整理分享!

当然,身为 Evernote 的爱用者(目前还是),我免不了在分析过程会带着一点从 Evernote 剖析 OneNote 优缺点的角度,请大家多见谅,但这篇文章我尽量以优点为主,若还有不周全之处,欢迎 OneNote 使用者们来补充。

一、OneNote 最重要的笔记方法

1. OneNote 类似一本书或论文:章节分类法

Evernote 和 OneNote 乍看之下就有很大不同,我们要怎么理解两者在基本笔记分类上的区隔,并善用各自优点呢?我会说,Evernote 像是笔记本,而 OneNote 像是书、论文。

其实两者的基本分类架构是差不多的:

  • Evernote 堆叠-记事本-记事
  • OneNote 笔记本-节-页面

不过不像 Evernote 把所有资料统整在同一个资料库档案,在 OneNote 中每一个笔记本都是一个像是 Word 那样的独立档案。Evernote 希望你把所有笔记当作一个资料库来搜寻,而 OneNote 希望你把不同内容当作每一本不同的书来翻阅。

所以你可以把 OneNote 的分类方式想像成你会怎么分类一本书、一本论文的方式,在一本笔记本内,上方的分页就是你的第一章节、第二章节…… ,每一个章节打开来右方的页面清单,就是这个章节里等待翻阅的有顺序的内容。

2. 笔记逻辑排序的自由与自主:页面下的子页面、子子页面

咦?如果说 OneNote 和 Evernote 基本分类层次差不多,为什么有人说 OneNote 有更细致、更多层的目录分类呢?

这就要讲到接下来的两个 OneNote 重点功能:子页面、节群组。

首先我要推荐 OneNote 电脑版中可以做到的「子页面」功能,这有点类似「待办清单」、「树状目录」的概念,我可以在页面清单中的某一则页面(笔记)上点击右键,选择「制作子页面」(往右降阶一层),或是「升阶子页面」。

于是,就依靠这个简单素朴,但是绝对有效的方法,我们的笔记清单看起来不会只有一层,而可以分出两层、三层的层次,这样主从结构、重要与不重要的关系,就很清楚了!

这里还要推荐一个 OneNote 关键功能,搭配这个子页面功能的,是 OneNote 可以让我们「自由拖曳排序每一则笔记的上下顺序」,于是每一则笔记之间的逻辑、关系、权重可以「单纯透过排序与升降」就一清二楚。

3. 章节再分类与收纳隐藏:节的群组

更进一步的, OneNote 在上方的章节分页中,也允许节与节之间组成一个新的「群组」。

我通常会把这个功能想像成是:把已经不重要、用完的章节,收纳到一个群组资料夹中,让画面上优先显示重要的章节分页。

只要在分页上点击右键,选择「新增节群组」即可,就像下图中的 [封存] 就是一个我收纳不重要的节的群组。

4. 像真实笔记一样,但也是双面刃:笔记自由排版

OneNote 的笔记内容可以自由排版,一向为人所津津乐道,这个意思是你可以把 OneNote 笔记页面想像成一张真实的白纸,你可以随时在任何上下左右位置加上任何文字与图片,自由挥洒,而非数位文件那样的上下流水帐。

这一点确实有其好用之处,例如灵感笔记时,可以自由编排图文位置就可以展现思绪的路径。例如现在很流行的黄金三分割笔记法也可以在 OneNote 实现。甚至,你可以用 OneNote 排版出一个跟海报一样漂亮的笔记! 但是为什么是双面刃呢?

因为自由排版虽好,但是从电脑端同步到 App 端、网页端后,就会常常造成错乱,而且这个错乱可能是不同笔记区块重叠而无法 ​​在行动版 OneNote 中阅读。 所以何时应该善用自由排版?何时为了行动笔记方便而应该节制自由排版?就变成使用 OneNote 时必须考量的一个笔记方法。

5. 共写笔记本:多人即时同步合作笔记

但是 OneNote 可以自由排版笔记的特性,也就是他是以一个一个图文区块来解析内容的技术,带来了一个我必须大力称道的优点,那就是:

在 OneNote 中可以支援多人一起同步协同合作一则笔记!不会有笔记冲突!因为每个人都可以在各自笔记区块自由撰写。

在 OneNote 中,可以允许我们和他人「共用」一整个笔记本,这时候参与共用的人可以一起编辑笔记本中任何一则笔记的内容,甚至可以多人同步编辑。

例如下图是我在那次 OneNote 课程讲座的实作练习中,我同时邀请现场 60 位以上的学员一起编辑我开放的一本笔记,我可以从电脑软件端编辑,他们可以从网页端编辑,而内容都能即时协同合作。

6. 留下修改签名:标注每个人修改的笔记段落

而如果你仔细看图中的展示,你会看到 OneNote 还可以在每一个他人编辑的笔记段落,加上对方的名称注解,让我知道一则笔记到底哪些段落由谁做了最后修改。 这一点我觉得也非常有用!让我知道笔记中有哪些段落被哪个人改动,可以让工作更好的被追踪。

其实,我知道 Evernote 团队也正在研发要支援多人即时协同合作笔记的功能,我会建议他们参考目前 OneNote 可以做到的,也保留 Evernote 目前的优点(例如可以单独分享单则笔记、把笔记发布成网页等等),这样一定会更有竞争力。

7. 跳到指定内文段落:插入笔记的段落连结

在 Evernote 中,我常常说「记事连结」是最好的项目笔记整理方式,透过类似维基百科那样的方式,把其他笔记的超连结,整理到一则项目总目录笔记,这样就方便我们点击目录连结来跳到需要的笔记中。

而 OneNote 一样可以做笔记连结整理。

甚至更进一步的,OneNote 不只可以插入一则笔记的连结,还可以插入「某一个笔记内的某一个特定段落的位置连结」,让我们点击连结后,直接跳到那个内容段落的位置!

这尤其对笔记很长很大时,可以当作找到内容锚点的好方法。我只要先圈选笔记内某一个小段落,然后按右键选择「复制段落连结」。

把连结贴到任何一则其他笔记中,以后点击这个连结,就会跳回上图中的那个文字段落。

你还可以这样应用:有一则很长很多内容的笔记,把每一个标题段落复制段落连结,统一贴在笔记的最上方,这样就好像是这则笔记内文的快速跳转目录了!

二、Onenote 2016 Windows 版特殊功能(与其他版本有巨大差距):

8. 标记重要笔记段落:笔记内图示标签与过滤搜寻

前面介绍的七个功能是每个电脑版本都可以用的,但是 OneNote 在不同平台之间其实也有很多差异,尤其很多特殊的新功能,目前只出现在 OneNote 2016 for Windows 的版本中, Windows 使用者要确认一下自己是否有正确安装与更新到 OneNote 2016 。

第一个是 OneNote 的标签搜寻,OneNote 的标签和 Evernote 的标签功能有很大不同,OneNote 的标签比较像是针对内容的图示说明,我们可以把标签插入在笔记内文的任何地方。

OneNote 内建了很多基本的标签,例如待办事项核取方块、重要星号、问题问题等等,我就在笔记内文觉得适合这个说明的地方,贴上这个标签图示即可。

而 OneNote 2016 Windows 版最棒的一点是,他可以过滤搜寻这些图示标签,例如我可以过滤出所有加上星号的笔记段落、过滤出所有有待办方块的内文段落。

这样要找到关键笔记的位置,就可以善用标签来找,可惜这个过滤搜寻功能只有 Windows 版有。

9. 更快速的笔记连结目录整理:快速搜寻并插入连结

前面讲到了笔记连结的好用之处,OneNote 2016 for Windows 还具备一个很棒的插入笔记连结的方法,就是在想要插入连结的地方直接点击右键,选择要插入连结,这时候可以在弹出小视窗直接搜寻到该则笔记,直接插入该则笔记连结。

这样就不用两三则笔记反覆来回去复制贴上了。

10. 笔记内插入可播放的线上影片

OneNote 2016 还能在笔记内嵌 YouTube 等线上影片网站的播放器,只要在插入时选择插入线上视讯,加上影片网址,就会自动生成播放器。 而且这个影片是可以直接在 OneNote 笔记内播放的!

11. 手绘、手写或流程图笔记:强大的绘图功能

在 OneNote 2016 中也内建了更强大的手绘功能,如果你搭配 Windows 平板或 Surface 电脑来使用的话,效果相得益彰。

当然,这个绘图功能不只是手绘、手写的好工具,他还内建了基本的流程图图库,所以我们还可以用来快速划出心智图或组织图。

更进一步的,OneNote 2016 可以直接圈选画面中的任何单独绘图元素,移动这些绘图元素的位置或大小。

12. 笔迹辨识!将手写笔记转换成数位文字

而如果你真的在平板中利用 OneNote 来做手写笔记,当你把手写笔记图案同步到电脑版的 OneNote 2016 后,可以试试看他的「笔迹转文字」功能! 针对「横书」的中文,OneNote 2016 还可以将中文笔迹,辨识成数位文字内容。 这部分我还没有深入测试可以支援到多强大的转换,但确实值得好好利用。

13. 内建商务、学习笔记范本

我在介绍 Evernote 笔记方法时,常常说要帮自己建立常用的笔记格式范本,这样下次同样工作直接套用即可,例如:开会浪费时间?用特制会议记录格式开一次有效会议 、九宫格笔记法 Evernote 实作,跳脱直线的表格思考术 等笔记法中,我都提供了笔记范本给大家下载。

而在 OneNote 2016 里,就像 Office 的 PowerPoint 范本、Excel 范本一样,也内建了不少的商务开会笔记、学习考试笔记范本,里面甚至还有三分割笔记法,可以直接套用。

14. 还原笔记旧版本

OneNote 在免费版中就支援了笔记旧版本还原的功能,不过电脑版、 App 版里只有 OneNote 2016 Windows 版才能操作。

我可以从「历程记录」找回我过去几天编辑的不同笔记内容,查看旧版本内容,或还原到那个时间点的笔记。

15. 跳到未读取过的:下一个他人修改的笔记段落

前面不是提到 OneNote 可以多人即时编辑笔记吗?于是更进一步的在 OneNote 2016 中,我们可以快速查看「最近哪些人编辑了哪个段落的笔记」。

进入「历程记录」,点击「下一个未读取」,就会自动跳转每一个我还没查看过的、他人新增或修改的笔记内容,让我统一快速整理。

三、OneNote Android 版特殊功能

16. 快捷笔记按钮+笔记递增模式

OneNote 的 App 版本老实说比较阳春,但基本功能还是有,而且 OneNote 的 Android App 版有一个我满喜爱的特色,就是他可以常驻在桌面最上层的笔记徽章。

这个笔记徽章不只帮助我们快速新增笔记,最重要的是它可以用「递增模式」新增笔记,也就是我可以把新增的笔记内容插入之前某一则笔记下方!而不用单独新增一则全新笔记。

其实 OneNote 之前的网页撷取功能也可以这样做(递增模式),但最近 OneNote 网页撷取常常出错,有些电脑根本无法安装,不知道出了什么事情。

17. 用 Office Lens 扫描纸本汇入 OneNote

最后,要推荐大家的是行动端的 Office Lens App, 这个 App 也与 OneNote 密切结合,扫描后的纸本可以同步到 OneNote 中,是利用 OneNote 进行无纸化工作的必备工具。

作者: 网站小编

前一阵子,我受邀到一个以工厂生产为主的某企业内部演讲「OneNote」主题,分享如何运用这样的云端笔记,架构出和工作项目管理正相关的知识、资料管理流程。虽然大家都知道電腦玩物熟

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